7 risico’s bij video meetings en wat daaraan te doen

Al een aantal maanden werken we allemaal massaal thuis. Met dat thuiswerken is de manier van werken drastisch veranderd. Een van de grootste veranderingen is voor velen het hebben van video meetings geworden. Voorheen werd dit vooral gedaan als er deelnemers op andere plekken in de wereld waren, maar nu is het bijna standaard voor elk gepland gesprekken. In dit artikelen gaan we samen naar 7 risico’s die bij video meetings op de loer liggen kijken. Ook geven we je bij elk risico suggesties hoe dit te voorkomen of ondervangen.

1. Slechte verbinding

Een haperende verbinding is toch wel het grootste probleem dat er kan zijn. Beeld dat bevriest en audio die hapert of wegvalt zijn de grootste verstoring. Als je elkaar live ontmoet gebeurt dat nooit, maar bij video meetings wil dit nog wel eens spelen. Als het probleem bij de provider zit is er niets aan te doen, maar regelmatig zit het probleem locaal. De meeste mensen werken via wifi. Al deze wifi zenders verstoren elkaar ook. Helemaal als ze op hetzeldde kanaal zitten. Dat is echter eenvoudig op te lossen. Je kan op internet diverse wifi scanners downloaden. Daarmee kun je zien of jouw wifi punt op hetzelfde kanaal zit als de wifi punten om je heen. Als dat zo is kun je in de instellingen een ander kanaal kiezen waar minder storing op zit.

Een andere oplossing is om je computer met een kabel te verbinden. Dit kan je structureel inrichten, maar je kan ook even een kabel uitrollen als je een meeting hebt. Die steek je dan rechtstreeks in je router of accesspoint. Daarmee zal in veel gevallen je verbinding een stuk beter worden.

Als adhoc oplossing kun je er ook voor kiezen om de computer alleen te gebruiken voor de video (en de audio op de computer dus te muten) en de audio via de telefoon te doen. Bij een 1:1 meeting is dit simpel door de ander gewoon te bellen. Bij een grotere groep zul je hiervoor een audio conference moeten gebruiken. Veel tools zoals Microsoft teams, Webex en Zoom bieden dit geintegreerd aan binnen hun omgeving. Het geluid van de meeting kan dan dus ook via een telefoon worden gevolgd en gevoerd.

2. Non verbale communicatie is lastig te zien

Zeker in grotere groepen of als iemand iets presenteert zijn de video worden de videobeelden van elke deelnemer (als men de camera tenminste aan heeft) heel klein. Daardoor zie je veel minder goed de verbale communicatie. Zeker als je ook nog je aandacht hebt op het overbrengen van je verhalen. Non verbale communicatie is echter een essentieel onderdeel van onze communicatie.

Om dit toch zo goed mogelijk te kunnen zien helpt het sowieso iedereen aan het begin aan te moedigen de camera aan te zetten. Als je daarnaast de mogelijkheid hebt om bv een extra scherm (of iPad aan je Mac) aan je computer te hangen kun je op het grootste scherm de deelnemers blijven zien. Je kan dan ook bij de meeste applicaties spelen om de weergave samen te stellen die jij prettig vindt. Door de 2 schermen achter elkaar te zetten kun je ook makkelijk beide schermen zien zonder weg te kijken van je camera.

Hou daarnaast de communicatie me deelnemers interactief. Stel ze regelmatig vragen of het helder is, of er nog vragen zijn, enz. Ook de chatfunctie kan daarbij helpen als je mensen daar hun feedback, vragen en reacties in laat typen en deze in de gaten houdt

3. “sociale” communicatie valt vaak weg in calls

In normale afspraken wordt een deel van de tijd besteed aan “sociale” communicatie. Onderwerpen die niet zakelijk zijn, maar wel helpen in de onderlinge relaties bouwen en onderhouden. Ook het even praten met collega’s bij het koffie apparaat of bij het bureau past daarin. Online wordt vaak als iedereen er is meteen gestart met de zakelijke onderwerpen en daarna is de call klaar. Er is geen virtueel koffie apparaat en we werken vaak alleen thuis. Dat maakt de communicatie armer en kan ook impact hebben op de geestelijke gezondheid van mensen. Zeker voor mensen die ook nog eens alleen wonen en dus ook minder aanspraak van mede-bewoners hebben.

Zorg er daarom ook online voor dat er tijd is voor informele communicatie. Dit kan bv aan het begin van een call met meerdere mensen middels een soort rondje waarin iedereen kan vertellen wat hij/zij wil delen over hoe het is en wat er speelt. Ook kun je de eerste x minuten van een call inruimen voor een soort virtueel koffiemachine gepsprek.

In calls met 1 tot een paar andere mensen kun je hier aan het begin van de call op een natuurlijke manier ruimte voor maken door hier vragen over te stellen of dingen van jezelf te delen.

Als het om bepaalde redenen echt niet past in de call neem dan op andere momenten tijd om met anderen gewoon even bij te praten over privé en hoe het met mensen gaat. We blijven sociale wezens die hier behoefte aan hebben voor ons geestelijk welzijn.

4. Multitasking bestaat niet

In een normale meeting valt het meteen op als je iets op je telefoon of computer doet. Zittend achter een scherm is dit minder opvallend hoewel het vaak toch wel te zien is aan ogen die wegdraaien van het scherm of druk typen.

Wij mensen kunnen niet mulitasken. Wat we wel kunnen is snel van taak wisselen. Als je dus even een mailtje of appje leest of stuurt of iets anders doet ga je dus iets van de meeting missen. Doe dat dus niet, maar focus je op de meeting. Om dit makkelijker te maken helpt het je camera aan te hebben. Zet ook je telefoon op niet storen en leg hem met het scherm naar beneden weg. Zet je mail en andere zaken op je computer ook uit zodat je niet ziet dat er iets nieuws binnenkomt.

5. Afleiding door de omgeving

Naast afleiding door telefoon en mail e.d. is ook afleiding door de omgeving verstorend. Vaak zijn er nu meer mensen thuis en ook eventuele huisdieren lopen rond. Iedereen heeft daarbij zijn eigen routines en bezigheden. Dit kan betekenen dat jij net aan de keukentafel in een belangrijke call zit als een van de kinderen besluit met veel rumoer een ei te gaan bakken. Of de hond begint te blaffen omdat er iemand aan de deur staat.

Naast afleiding kan dit er soms ook voor zorgen dat je je ongemakkelijk voelt tijdens de call en al bezig bent om dingen zoveel mogelijk te voorkomen. Dat maakt je focus en aandacht in de call ook niet beter.

Om dit zo veel mogelijk te voorkomen kies je idealiter een goede plek waar je zo rustig mogelijk kan werken. Ook het vooraf instrueren van je medebewoners kan hierbij helpen. We hebben echter niet alles in de hand. Zeker babies en huisdieren kun je niet goed instrueren. Wat je dan wel kan doen is dit al aan de voorkant managen. Dit doe je door in het begin van het videogesprek al aan te geven dat je een hond hebt die soms blaft of de mogelijke verstoring die er zal zijn.

Iedereen zit min of meer in dezelfde situatie met thuiswerken. Door het vooraf aan te geven zal je bijna altijd begrip krijgen van de ander. Het kan zelfs een leuk onderwerp zijn om even over door te praten of een soort “running gag” worden tijdens de call die positief bijdraagt.

Zo heb ik zelf een hond die het soms leuk vindt achter mij te komen zitten bij een call. Hij kijkt dan zelfs soms ook nog in de camera. Daarop komen vaak hele leuke reacties van andere mensen.

6. Geen duidelijke structuur

Telefoongesprekken hebben vaak geen duidelijke structuur. Vergaderingen, zakelijk overleg, verkoopgesprekken e.d. idealiter wel. In de praktijk merken we dat er vaak voor video meetings ook geen duidelijke structuur is en dit vaak op een soort telefoongesprek met beeld lijkt. Er is dus soms wel een soort agenda, maar verder is er niets. Men start met de onderwerpen en als de agenda klaar is is de meeting klaar. Hierdoor haal je niet altijd het optimale uit het gesprek en ook is de call mogelijk niet voor alle deelnemers bevredigend (genoeg).

Door in het begin van de call een paar minuten stil te staan bij het proces zal de call effectiever verlopen.

In dit segment kun je duidelijk de doelen delen van de call en wat je idealiter aan het eind bereikt hebt. Je vraagt hierover dan ook de input van de ander(en). Ook is het handig even de timings te checken. Heeft iedereen echt de geplande tijd beschikbaar en zijn er mogelijk nog andere dingen die spelen (de hond, kinderen e.d.).

Je kan hier ook denken aan “spelregels” als wel of niet muten, gebruik van audio of chat voor vragen, enzovoorts.

Bij een presentatie kun je meteen afspreken of mensen je meteen vragen mogen stellen als ze iets willen weten, of dit juist in de chat doen, of juist aan het einde doen. Ook bij grotere groepen kun je afspreken waar de communicatie gedaan wordt. Door bv iedereen te laten muten en vragen in de chat te doen kan je veel rust in de audio creëren.

7. Een standaard meeting die saai is/wordt

Zoals hierboven al besproken is de kans op afleiding bij een video meeting groter. Met de tips hierboven kan je daar als deelnemer actie op nemen, maar ook als organisator is het belangrijk mensen betrokken te houden.

Een standaard meeting met altijd dezelfde onderwerpen en aanpak gaat snel vervelen. Zeker als het dan ook nog veel eenrichtingsverkeer is waarbij je alleen moet luisteren. Mensen haken geestelijk af en gaan andere dingen doen.

Hou de call dus leuk en verrassend. Denk hierbij aan het variëren in onderwerpen of in thema’s. Maak je presentatie leuk en visueel prikkelend ipv droge tekst op slides. Gebruik de chat optimaal. Dit kun je doen door veel vragen te stellen (ipv alles te vertellen) en mensen in de chat te laten antwoorden. In het begin kan dit soms onwenning zijn, maar hou gewoon je mond en leg “de druk” bij de deelnemers. Als er niets komt zeg dan dat je niet doorgaat tot er reactie is of dat je echt wel meer had verwacht van je slimme toehoorders. Die gaan op een gegeven moment echt wel typen.

Ook kan je mensen interactief in de call betrekken. Stel gerichte vragen en hou een dialoog op gang.

Door je bewust te zijn van bovenstaande risico’s en middels de genoemde suggesties of andere manieren deze te voorkomen kan je je meetings naar een nog hoger niveau brengen. Heel veel succes met toepassen en het verder ontwikkelen van je video meeting kwaliteiten en talenten.