Zelfstandigheid van je team vergroten
Twee standaard vragen voor elke manager. We komen weleens managers tegen die zuchten dat de teamleden niet zelfstandig zijn en met allerlei kleine dingen naar de manager toekomen. Waarom lossen ze dingen zelf niet op en vallen ze mij met alles lastig.
In veel gevallen is de zelfstandigheid van teamleden iets wat niet alleen aan de teamleden ligt, maar ook aan de manager. Als de manager de neiging heeft veel zelf te (willen) doen of de problemen over te nemen zullen teamleden ook eerder bij de manager aankloppen. Kijk voor de stereotypen nog maar eens hier.
Bovenstaande betekent dat als de manager verandert de teamleden ook zullen gaan bewegen en veranderen. Het goede nieuws is dat je eigen gedrag als manager binnen deze context veranderen makkelijker is dan je misschien denkt. In dit artikel gaan we je 2 simpele vragen geven die je kan inzetten op het moment dat iemand van je team (en soms zelfs van buiten je team) bij je aanklopt met een probleem of vraag.
Vraag 1: “Wat verwacht je nu van mij?”
Met deze vraag krijg je beeld bij de reden waarom de ander bij je binnen liep. Misschien wilde de ander alleen dat je het wist of wilde de ander dat jij het oppakt. Je hoeft hierdoor niet te gissen, maar krijgt helder inzicht in de verwachting van de ander bij jou. Je voorkomt ook dat je dingen gaat doen die tijd kosten, maar die eigenlijk niet verwacht werden.
Afhankelijk van de verwachting en jouw mening over het probleem en je verwachting kan je er voor kiezen er wel of niet iets mee te doen.
Je zal zeker in het begin ook ervaren dat mensen dit niet echt helder hebben, maar vanuit gewoonte iets bij je droppen. Met deze vraag ga je die routine doorbreken.
Vraag 2: “Wat is je voorstel?”
Als iemand bij je komt met een probleem of vraag leg je met deze vraag de verantwoordelijkheid voor de oplossing bij de ander neer ipv die zelf te nemen. Mogelijk heeft de ander geen voorstel. Dan kun je de ander rustig wegsturen met de mededeling dat hij er dan over na moet denken en terug kan komen als hij een voorstel heeft. Het leereffect daarvan is sowieso dat ze voortaan al na gaan denken over oplossingen voordat ze bij jou binnen lopen.
Als de ander een voorstel heeft (of terugkomt met een voorstel) luister je naar het voorstel. Je kan dan voor jezelf bepalen of het voorstel goed is of beter kan of toch anders zou moeten.
Als het goed is geef je je zegen en laat het aan de ander met het voorstel aan de slag te gaan. Als het voorstel nog beter kan stel je de ander idealiter vragen die de ander uitdagen het voorstel te verbeteren. Je coacht de medewerker nu. Op die manier ligt de verantwoordelijkheid nog steeds bij de ander en ontwikkel je de ander weer. Indien er goede redenen voor zijn (en tijdsgebrek van jou is geen goede reden) kun je de ander tips of feedback geven om het voorstel mee te verbeteren en daarna uit te voeren.
Als je liever iets anders zou willen dan kun je dat voorstel ook geven. Je kan echter ook de ander uitdagen met de feedback dat het voorstel niet goed is en hem vragen met een ander voorstel te komen.
Essentie van deze aanpak is dat het niet jouw probleem of verantwoordelijkheid is, maar van de ander. Jij wil graag helpen, maar het is aan de ander om tot een oplossing te komen. Als je dit consequent doet zul je snel gaan ervaren dat mensen al meteen met voorstellen komen als ze het probleem met je delen en ook dat mensen je minder “lastigvallen” met kleine problemen.
De bovenstaande 2 simpele vragen dagen je teamleden uit niet alleen het probleem te zien, maar ook al met oplossingen of heldere verwachtingen bij je binnen te stappen. Zet ze dus vooral in en ervaar wat het effect is.