Wat kan delegeren opleveren voor jou, de organisatie en de medewerker?
Een belangrijke competentie van een manager is goed delegeren. In een aantal artikelen gaan we uitgebreid stilstaan bij delegeren en jullie tips en inspiratie geven om je vaardigheden m.b.t. delegeren nog verder te ontwikkelen. Ook zullen we ervaringen uit de praktijk gaan delen. In dit eerste artikel gaan we samen naar 7 redenen kijken waarom je als manager (meer) zou moeten delegeren.

Deze redenen zijn de basis waarop je idealiter je delegeer beslissingen neemt.

1. Optimaal gebruik maken van talenten binnen je team

Door goed te kijken aan wie je delegeert kun je optimaal gebruik maken van talent (verdere uitleg over talent) en kunde binnen je team. Delegeer dus niet alles altijd aan dezelfde mensen in je team (waarin je meestal het meeste vertrouwen hebt), maar delegeer ook aan andere mensen op basis van hun kunde en talenten. Daarmee haal je het meeste uit ieder teamlid voor de taak en de organisatie.

2. Je medewerker(s) kunnen zich verder ontwikkelen

Er van uitgaande dat je niet alleen rotklusjes delegeert zijn taken die je delegeert ook mooie kansen om te leren en ontwikkelen voor medewerkers. Ze kunnen dingen doen die ze misschien nog niet zo goed kunnen, maar die ze wel ambieren of willen leren. Ook samenwerken met anderen aan zo’n taak kan helpen in ontwikkeling of met relaties binnen de organisaties die zo verder kunnen groeien.

Zorg dus dat je als manager altijd een helder beeld hebt van ieders ambities en drijfveren zodat je dat ook kan meenemen in je beslissing aan wie te delegeren. Mocht je dit niet (voldoende) weten praat dan eens over de drijfveren en ambities in een volgend 1:1 gesprek met je medewerker. Aannames zijn hier bijna altijd onvolledig omdat we deze vanuit ons eigen filter doen.

3. Het is motiverend voor je medewerkers

Als je delegeert op basis van de vorige redenen zullen medewerkers dit ook positief ervaren. Er worden niet alleen maar rotklussen gedelegeerd waar mijn manager geen zin in heeft. Ik krijg ook taken omdat ik dit goed kan (mijn manager heeft vertrouwen in mij) of omdat dit mij beter maakt of verder brengt. Dit motiveert je medewerker en zal er ook voor zorgen dat de kwaliteit van de taak vaak ook nog beter wordt.  Belangrijk is daarbij natuurlijk wel dat de medewerker dat ook ziet. Als je op basis van dit soort redenen taken delegeert is het dus nuttig dit ook te benoemen als je delegeert. In sommige gevallen kan het ook goed zijn aan anderen toe te lichten waarom zij die taak niet krijgen. Inzicht geeft begrip.

4. Investeren in toekomstig succes

Als je op basis van de eerdere redenen delegeert zal de gedelegeerde taak mogelijk niet (meteen) op de juiste manier door de medewerker worden gedaan. Wel zal het de medewerker nieuwe inzichten, kennis en kunde opleveren die hem of haar beter maken. Daarmee zal de medewerker in de toekomst wel succesvol gaan zijn. Zoals collega Harry altijd zegt “Delegeren is iemand een toekomstig succes gunnen.

5. Je krijgt andere ideeën en oplossingen

Door te delegeren waarbij je de ander ruimte geeft om het op zijn/haar manier te doen (dus niet gewoon de taak doorschuiven en vertellen hoe de ander het moet doen) zal de medewerker vanuit zijn eigen ideeën en filter aan de slag gaan. Die zijn bijna altijd anders dan jouw filter en ideeën. De kans is dus groot dat de aanpak, invulling en oplossing van de taak anders zal zijn dan als je het zelf had gedaan. Juist bij taken die minder gekaderd zijn zal dit hele interessante en verrassende resultaten kunnen opleveren.

6. Je hoeft het zelf niet te doen

Als manager heb je een diversiteit aan taken en verantwoordelijkheden. Je bent ook aanspreekpunt voor (de activiteiten) van je team. Klussen en taken die gedaan moeten worden kom dus vaak automatisch bij jou terecht. Het betekent echter niet dat jij ze ook zelf moet uitvoeren. Sterker nog, de organisatie verwacht dat meestal echt niet van je. Delegeer dus taken naar andere mensen en doe niet alles zelf.

7. Je houdt tijd over voor andere zaken

Door taken te delegeren hou je ruimte in de agenda voor de zaken die er echt toe doen en/of die je echt zelf moet doen. Op die manier zorg je dat je eigen productiviteit en tijd goed is. Ook hou je ruimte voor aansturing, coaching en ondersteuning van je medewerkers. Dat is ook in hun belang.

Voor sommige managers blijft er misschien door de baan niet veel tijd over, maar dan voorkom je in ieder geval dat je tijd verliest aan zaken die je eigenlijk niet zelf zou hoeven (of moeten) doen en nu in de avond uren of vroege ochtend vaak gedaan worden. Besteed die tijd dan liever aan andere activiteiten die ook belangrijk zijn voor je lichamelijke en geestelijke gezondheid zoals sporten, hobby’s of gewoon ontspannen.

Conclusie en aktie:

Uit bovenstaande redenen komt duidelijk naar voren dat er verschillende redenen zijn om te delegeren. Niet alleen omdat een taak gedaan moet worden, maar ook om je team te ontwikkelen, uit te dagen en te motiveren. Door daarbij als manager op de juiste manier ondersteuning te bieden, te controleren en te complimenteren gaat dit iedereen veel brengen.

Je team leert en ontwikkelt en blijft gemotiveerd en wordt geprikkeld en uitgedaagd. Door ze bij succes te complimenteren en waar nodig bij te sturen en te ondersteunen vergroot je deze effecten nog meer.

Daarnaast krijg jij goed inzicht in de kwaliteiten van je mensen en ook hoe goed ze klaar zijn voor een volgende stap of om jouw of een andere functie binnen het bedrijf indien nodig in te gaan vullen. Door ze via delegeren al dingen te laten doen voor zo’n rol geeft dit je een helder beeld en bereid je ze goed voor. Als goed manager is succession en loopbaan perspectief ook een belangrijk element waar je ook op deze manier aan bijdraagt.

Kijk dus de volgende keer bij een taak verder dan de taak zelf om te bepalen of je hem delegeert en aan wie dan. Maak die keuze bewust in plaats van op de automatische piloot. Succes daarmee!