7 tips voor het voeren van beoordelingsgesprekken

In de meeste bedrijven is het gebruikelijk aan het eind van het jaar de jaarlijkse beoordelingsgesprekken te voeren met alle medewerkers. Hoe heeft ieder afgelopen jaar gefunctioneerd en wat zijn de resultaten daarvan? Daarnaast wordt meestal vooruit gekeken naar de komende periode. Uit onderzoek blijkt dat 80% van de medewerkers vindt dat zij bovengemiddeld presteren in hun werk. Dat kan natuurlijk niet dus de kans is groot dat niet alle gesprekken soepel en makkelijk gaan. Daarom geven we je in dit artikel 7 tips die je in je gesprekken met medewerkers kan toepassen en die kunnen helpen de gesprekken zo positief en constructief mogelijk te laten verlopen. Afhankelijk van hoe het binnen je bedrijf werkt hebben we 2 varianten van tip 2.

1. Voorbereiding en planning

Het is eigenlijk een open deur, maar we horen in de praktijk dat deze nog weleens fout gaat daarom benoemen we hem toch als eerste tip. Een beoordelingsgesprek is voor een medewerker meestal spannend en belangrijk. Daarom is het essentieel dat jij het gesprek ook zo behandeld.

Dat betekent dat je het gesprek en de inhoud goed en gedegen voorbereidt. Neem de tijd om alles goed uit te werken en zorg voor concrete voorbeelden. Daarmee maak je het gesprek inhoudelijk compleet en helder.

Plan daarnaast ook tijdig en met voldoende tijd het gesprek zelf. En hou je vervolgens aan de planning. Verschuif het gesprek niet en zorg dat je ongestoord en met concentratie het gesprek zelf voert.

Als je de voorbereiding en de kwaliteit van het gesprek niet goed hebt geef je daarmee je medewerker het gevoel dat het gesprek en/of de medewerker niet belangrijk is. En dat is het wel. Zorg dus dat de medewerker het zo ervaart en jij het zo behandeld.

2a. Recht op het doel af (ROHDA)

Indien de beoordeling vast staat en dus niet meer gewijzigd zal (kan) worden door het gesprek is het handig om niet eerst de medewerker te vragen hoe hij zichzelf scoort. Hoewel het eerst aan de ander vragen positief kan lijken pakt dit in deze situatie niet altijd goed uit. De medewerker kiest een positie die mogelijk rooskleuriger is ingeschat dan de werkelijkheid is. Als jouw beoordeling vervolgens lager is (en zal blijven) betekent dat dat de ander deze positie moet gaan loslaten en naar een lagere score moet bewegen. Dat vinden we (onbewust) lastig en kan tot onnodige en ongemakkelijke discussies leiden.

Als de beoordeling vast staat en dus niet meer wijzigt door het gesprek zijn wij daarom voorstander van het mededelen van de “scoring” aan het begin van het gesprek door jou als manager. Dus na de “social talk” en de introductie recht op het doel af en de beoordeling als eerste en helder benoemen. Door dat te doen is er duidelijkheid over de beoordeling. De persoon weet waar hij/zij aan toe is en kan zich focussen op de onderbouwing en de uitleg zonder in het hoofd bezig te zijn met wat de beoordeling zal gaan worden. Ook zal doordat de scoring al bekend is de medewerker meestal makkelijker reageren op de punten die je wil bespreken. Hij hoeft niet “strategisch” te reageren omdat teveel toegeven of erkennen de score misschien nog beïnvloed.

2b. Laat de medewerker de beoordeling starten

Als je als manager de mogelijkheid hebt om de evaluatie tijdens of na het gesprek nog aan te passen dan kun je het initiatief juist bij de medewerker leggen. In dit geval stel je wel de vraag aan de medewerker hoe hij zichzelf gescoord heeft met een korte onderbouwing. Op basis van de score zijn er 3 scenario’s mogelijk:

1. De medewerker scoort zichzelf lager dan jou:

In dit geval kan je de medewerker vragen of hij zijn eigen beoordeling wil hebben of liever de jouwe wil horen met de onderbouwing. Daarna kun je het gesprek verder voeren.

2. De medewerker heeft dezelfde beoordeling als jou:

Jullie zijn het eens. Mooi zo. Daarna kun jullie samen het beoordelingsgesprek doorlopen.

3. De medewerker scoort zichzelf hoger:

Dan kun je aangeven dat jij hem lager gescoord hebt en dat je graag zijn motivatie wil horen. De medewerker kan dan zijn motivatie en gedachten delen. Hierop kun je dan vragen stellen en indien nodig de medewerker challengen en uitdagen. In het gesprek kun je dan ook bekijken of jij meegaat met de motivatie van de medewerker of dat deze jouw kant op beweegt (of niet) en dat je score blijft zoal je vooraf bepaald hebt.

3. Wees stil na het noemen van de beoordelingsscore

Nadat je de “score” hebt benoemt is het handig even te pauzeren en stil te zijn. Hiervoor zijn 2 redenen. Als eerste zal de ander de boodschap intern moeten “verwerken”. Bij een positieve(re) beoordeling zal dit snel gaan, maar bij een lagere beoordeling duurt dit soms even. Geef de ander dus die tijd en wacht even. Als de ander “in het hoofd” is zal je aanvullende verhaal toch niet (goed) binnenkomen.

De tweede reden om even te wachten is om de ander de gelegenheid te geven een eerste reactie te geven. Dan weet je hoe de boodschap binnengekomen is. Misschien denk jij wel dat de ander teleurgesteld is terwijl de ander zegt dat het wel logisch of dat hij/zij de beoordeling begrijpt. Daarmee word je vervolggesprek makkelijker want de score is “geaccepteerd” door de ander.

4. Onderbouw je beoordeling met relevante voorbeelden over de hele periode

De meeste beoordelingen gaan over een heel jaar. Verzamel dus ook relevante punten gedurende het jaar. Het risico is anders dat zaken uit de laatste maanden zwaarder meewegen en zaken die begin van het jaar speelden niet meegenomen worden. Hou dus per medewerker gedurende het jaar aantekeningen bij van gedrag en prestaties waar je blij van werd en van verbeterpunten. Daarmee kun je bij de voorbereiding van je gesprek makkelijk een goede gewogen beoordeling bepalen en deze helder en goed onderbouwen. Uiteraard geldt hierbij wel dat dit niet een soort opsparen wordt. Indien nodig en nuttig bespreek je de zaken ook meteen wanneer ze spelen gedurende het jaar ipv alles voor je te houden en dan tijdens het beoordelingsgesprek alles voor het eerst op tafel te leggen.

5. Kijk vooral ook vooruit en bespreek de ambities

Als de medewerker het niet eens is met je beoordeling kan er een discussie ontstaan over de beoordeling. Als de beoordeling vaststaat en je deze niet meer gaat veranderen is dat niet heel zinnig. Het is logisch dat de medewerker het wil veranderen, maar dat gaat niet gebeuren. Geeft dat dan duidelijk aan en richt de focus op de toekomst. Daar heeft de medewerker alles nog in de hand.

Welke beoordeling/ambities wil de medewerker volgend jaar behalen? Wat gaat de medewerker daartoe doen en wat verwacht hij van jou? Hoe kun jij hem daarin ondersteunen.

6. De beoordeling is een gevolg en geen doel

De beoordeling van de medewerker is het resultaat van wat hij of zij in de afgelopen periode heeft laten zien. In beoordelingsgesprekken wordt de beoordeling nog weleens een doel. Ook bij het vooruit kijken zoals in het vorige punt genoemd hoor je medewerkers vaak zeggen welke beoordeling ze volgend jaar willen halen.

Het is dan interessant om door te vragen waarom ze juist die beoordeling dan willen hebben. Soms blijkt hier onjuiste informatie achter te zitten. Men denkt bv dat dat een hogere opslag oplevert of kansen terwijl die helemaal niet afhangen van de beoordeling. Dat kan je dan ontkrachten.

Daarnaast is het belangrijk om goed uit te leggen dat de beoordeling niet het doel is, maar het resultaat. Zoals ook al in het vorige punt genoemd is het goed de beoordeling te vertalen naar concrete doelen. Welke gedragingen/prestaties/ontwikkeling enz gaan bijdragen naar de gewenste beoordeling.

7. Bespreek de voortgang gedurende het jaar

De beoordeling aan het einde van het jaar zou voor een medewerker nooit een volslagen verrassing moeten zijn. Sommige bedrijven hebben buiten de beoordelingsgesprekken nog een aantal tussentijdse ontwikkelgesprekken.

Ongeacht de bedrijfsmethodiek is het belangrijk regelmatig met de medewerker tijdens het jaar stil te staan bij de doelen zoals bepaald in het beoordelingsgesprek voor het komende jaar en daarop te reflecteren, te evalueren en bij te sturen. Maak hier dus in de reguliere 1:1 gesprek met de medewerker tijd voor of plan hiervoor aparte momenten. Daarmee help je je medewerker optimaal in zijn ontwikkeling.