Managen op afstand; Hoe hou je je team optimaal gemotiveerd en productief

Voor veel managers is de nieuwe realiteit dat het managen plots op afstand is geworden. Van teams die dichtbij je werkten en waar je snel even langsliep gaat nu alles via telefoon, mail en videocalls.

Om je als manager te helpen optimaal met deze situatie om te gaan en het meeste uit je teams te blijven halen geven we je in dit artikel 10 tips. Daarna nodigen je graag uit voor een gratis initiatief om jezelf en andere managers verder te ontwikkelen.

1. Blijf manager en wordt geen micro manager (of stop er een te zijn)

Laten we maar meteen met het belangrijkste punt beginnen. Als er iets belangrijk is om juist nu in de gaten te houden is dat je geen micro manager wordt.

Het risico nu veel medewerkers thuis zitten en je als manager ook vaak minder vergaderingen, overleggen en andere werkzaamheden hebt is dat je je team gaat micro managen. Voor (engelstalige) uitleg van de term kijk op Wikipedia.

Symptomen waaraan je dit voor jezelf kan herkennen zijn: (Heel) veel telefonisch (of mail) contact met je team om te weten waar ze mee bezig zijn, het geven van allerlei extra taken en klusjes om ze “bezig” te houden, controleren van wat en wanneer ze leveren, weinig delegeren en je mensen geen of weinig vrijheid geven.

2. Vertrouw je medewerker

De belangrijkste reden waarom managers in deze situatie neigen naar micro management is het verlies van “grip” op de medewerker. Op kantoor is het makkelijk te zien of iemand aanwezig is of niet. Als ze thuiszitten is dat niet meer mogelijk. Zijn ze wel bezig met werken of doen ze gewoon allerlei andere dingen is dan een vraag die snel opkomt.

Laat die vraag gaan en vertrouw je medewerkers. Ga er vanuit dat zij ook in het belang van het bedrijf denken en het beste doen in de situatie. Misschien is er een enkeling die dat niet doet, maar door ze op allerlei manieren te checken of te blijven bellen zal iedereen het gebrek aan vertrouwen voelen en creëer je onrust bij je mensen. Dat heeft een groter nadelig effect voor de productiviteit en sfeer dan de paar mensen die er misschien de kantjes een beetje aflopen.

Dus mogelijk doen mensen ook andere dingen naast de hele dag werken, maar dat is gezien de exceptionele situatie ook juist waardevol vanuit mentaal standpunt. Deze crisis en de dreiging van de corona griep brengt bewust en onbewust stress en spanning bij veel mensen. Door ook andere dingen te doen, zoals bijvoorbeeld sporten, wandelen of in huis opruimen, ontstaat er meer rust en ontspanning. Dit draagt bij aan een betere geestelijke balans.

3. Plan 1:1 meetings en bepaal heldere taken voor week/periode

De eerdere tips betekenen niet dat je je medewerker helemaal “los” moet laten. Het is juist goed nu helder af te stemmen wat de medewerker gaat doet. Daartoe is een 1:1 een mooi middel en iets wat je idealiter ook al voor de crisis regelmatig met je medewerker deed.

Ondanks dat iedereen nu thuis zit kun je gewoon 1:1 meetings met je medewerkers blijven voeren. Voer het overleg met een videobel systeem (Facetime, zoom, webex, enz). Daardoor zie je elkaar. Dat is handig omdat je dan ook de non verbaal ziet en zorgt er ook voor dat ieder er met zijn concentratie en aandacht bij is en blijft. Zittend achter een laptop is er heel veel afleiding tijdens een gewoon telefoongesprek.

Mocht je voorheen ook al 1:1 doen hou dan gewoon die frequentie en tijden idealiter aan. Tijdens de 1:1 bespreek je wat de medewerker gedurende de periode tot de volgende 1:1 gaat doen, de voortgang van lopende onderwerpen/activiteiten en vragen die er bij jou en bij de medewerker spelen.

Vraag de medewerker zich voor het gesprek voor te bereiden en doe dat zelf ook. Deel de punten voorafgaand aan de call met elkaar.

4. Maak de 1:1 CATA

CATA is een onderdeel van onze trainingen en betekent Concrete Aansporing Tot Actie. Zorg dat er aan het eind van de 1:1 een actielijst is waarop helder staat wat er moet gebeuren, wie het doet en wanneer het klaar is. Deel deze met elkaar en bespreek die elke keer aan het begin van de volgende 1:1.

Als je buiten de 1:1 acties belegt of projecten hebt voeg die dan ook toe op de actielijst.

5. Respecteer deadlines

In de actielijst heb je (samen) deadlines bepaald. Laat de taken rustig bij de ander tot de deadline en ga er niet tussentijds op drukken of naar vragen. Neem het de medewerker ook niet uit handen. Als de medewerker je hulp nodig heeft zal die wel aan de bel trekken.

Als je medewerker de taak niet voor de deadline klaar heeft bespreek je dit. Een simpele afspraak die je dan kan maken is bv dat de medewerker zorgt dat de deadline wordt gehaald of dat hij/zij tijdig aan de bel trekt als dit niet gaat lukken. Daarmee zorg je dat je medewerkers taakvolwassen worden of blijven.

6. Hou virtuele team meetings

Hou juist nu ook virtuele team meetings. Webex en Zoom zijn 2 platforms waar je dit gratis mee kan faciliteren als er geen faciliteiten binnen je bedrijf zijn. Geef iedereen tijdens de meeting de ruimte om te vertellen hoe het met ze gaat en andere zaken die ze willen delen. Het sociale aspect van even praten bij de koffie automaat of even bij een collega langslopen is met thuiswerken veelal weg. Sociale contacten zijn mentaal ook erg belangrijk. Daartoe is zo’n teammeeting bedoeld. Je kan in die meeting ook meteen functionele onderwerpen meenemen, maar het belangrijkste doel van de meeting is het “rondje langs de velden”. Start hier dus mee en neem hier de tijd voor. Geef de ruimte om ook onderwerpen als financiele ontwikkelingen, gevolgen e.d. te bespreken.

7. Zorg dat je medewerkers ook fysiek actief zijn

Een gezond lichaam heeft geestelijke en fysieke inspanning nodig. Met het thuiswerken is veel bewegen door reizen en lopen tijdens de dag weggevallen. Ook veel sport activiteiten gaan niet meer door. Daarmee is het risico dat mensen minder fysiek bezig zijn wat ook mentaal impact heeft. Zorg er als manager dus voor dat mensen zich fysiek inspannen. Moedig ze aan te bewegen, sporten of wandelen zodat er toch fysieke belasting is.

Je kan daarbij ook denken aan samen apart sporten door als team op hetzelfde moment allemaal zelf te sporten of als team een doelstelling te zetten voor de dag of week. Bv iedereen minimaal 5000 stappen per dag of een afstand lopen of fietsen per week. Met tools als de stappenteller van de telefoon, strava e.d. is dit makkelijk te meten en monitoren.

Met dit soort challenges maak je er ook een mooi teambuilding moment van.

8. Complimenteer en motiveer

Geef mensen complimenten en motiveer iedereen. Door mensen positief te prikkelen en complimenten hou je de sfeer binnen het team goed. Als je training gevolgd hebt bij ons kijk dan nog eens naar de kaartjes complimenteren en motiveren om te kijken hoe je dat doet. Ook in de artikelen 5 tips om je team te motiveren en 8 tips om te complimenteren met impact lees je tips die je hierbij helpen.

9. Wees een betrokken manager en bied een luisterend oor

Zorg juist nu dat je meer bent dan een manager die vertelt wat ze moeten doen. Ben bereikbaar voor je team en luister oprecht naar ze. Het zijn onzekere tijden en veel mensen maken zich zorgen over allerlei zaken. Als manager hoef je niet meteen alles op te lossen. Dat is ook vaak niet waar behoefte aan is. Men wil vaak gewoon zijn of haar verhaal en zorgen kwijt. Stel daarbij vooral open vragen en laat ze zelf antwoorden vinden of conclusies trekken. Help ze in hun gedachten en richting.

Waak er voor tijdens telefoongesprekken andere dingen te doen. Focus je echt op de medewerker en het gesprek.

Hou daarnaast je medewerkers ook pro-actief op de hoogte over ontwikkelingen binnen het bedrijf, branche of op andere gebieden die belangrijk voor ze kunnen zijn.

10. Daag je mensen uit

Periodes als deze zijn ook erg geschikt om eens een stapje terug te nemen en van een afstandje naar je baan, activiteiten of eigen ontwikkeling te kijken. Ga ook daarover het gesprek aan met je medewerkers en laat ze hierover nadenken. Hoe willen ze zich verder ontwikkelen? Wat zouden ze anders willen doen? Hoe willen ze straks bepalen dingen aanpakken? Zo maar een paar vragen waar ze mee aan de slag kunnen. Daag ze uit hiermee zelf aan de slag te gaan en met ideeën of een plan te komen. Geef ze dus vooral geen strakke sturing, maar laat ze dit zelf ontwikkelen en bedenken. Wie weet waar ze mee komen en je mee gaan verrassen.

Met welke mindset werk je met je team in deze situatie

Het is aan jou als manager of je deze periode vooral ziet als iets wat je moet overbruggen of als kans om je team en mensen nog sterker en hechter te maken. Heb jij een DIP of een DIM mentaliteit? Met deze 10 tips kun je al heel veel bereiken en daarbij maken ze je eigen rol en invulling in deze tijd ook mooier.