Feedback is de pokon voor je ontwikkeling. Als je feedback krijgt en hiermee aan de slag gaat zul je nog beter worden dan je al was. Alleen soms is het lastig om de feedback te krijgen en er ook echt iets mee te doen. Dit kan dan liggen aan de manier waarop degene die de feedback geeft deze formuleert of aan de manier waarop degene die de feedback krijgt deze ontvangt en interpreteert. In de praktijk is het vaak een beetje van beide. In dit artikel gaan we een aantal tips benoemen waarmee je als feedback gever je feedback zo goed en helder mogelijk formuleert en de kans op verandering bij de ander optimaliseert.

Als je op internet zoekt kom je allerlei soorten feedback structuren/modellen. Enkele modellen zijn Sandwich, OSCAR (onze favoriet), ik-ik-jij, OEPS, 4G en GEGA. Elk model heeft mogelijk een andere opbouw of structuur, maar de elementen in elk model zijn hetzelfde. Wij gaan juist naar die elementen kijken omdat daar het geheim van je succes zit. Van daaruit kun je zelf kiezen welk model jij prettig vindt werken of welke goed bij de situatie past.

Je zou feedback kunnen verdelen in positieve feedback en verbeterpunten. Positieve feedback gaat over wat ik goed heb gedaan of doe. Verbeterpunten gaat over dingen die we anders kunnen doen of die we niet gedaan hebben. Bij de eerste categorie kun je het als feedback gever niet zo snel fout doen voor de ontvanger. Als ik tegen iemand zeg “dat was een mooie presentatie” of “goed gedaan” voldoet mijn feedback niet aan de tips die zo volgen, maar kom ik er meestal wel mee weg en reageert de ontvanger positief op mijn feedback.

Bij het geven van verbeterpunten is het nog belangrijker dat de ontvanger de feedback neutraal of positief ontvangt en er mee aan de slag gaat ipv er een discussie over met je te beginnen of de feedback in het hoofd te diskwalificeren.

Dus samenvattend gelden onderstaande tips voor elke feedback waar je van wil dat de ontvanger er over nadenkt of iets mee doet. En dat was toch de reden om de feedback in de eerste plaats te geven….?

 

1. Objectieve observatie

Er wordt wel eens gezegd dat er over een onderwerp evenveel meningen als mensen zijn. Je kan daarbij stellen dat een mening onze interpretatie is van een observatie. Wij zien of horen iets en verwerken dat razendsnel (en onbewust) in ons hoofd naar onze mening. Vervolgens geven we deze mening als feedback aan de ander. Dit is herkenbaar door woorden als “ik denk…” of “ik vind….” of “ik geloof…”. De mening van jou kan echter niet door de ander zo gezien worden. Daarmee zal de ander jouw feedback niet echt ontvangen.

In tegenstelling tot meningen zijn observaties neutraal en objectief. Daar is geen discussie over te voeren omdat dat is wat er gebeurde. Door deze observatie in je feedback te gebruiken voorkom je dus discussie of diskwalificatie van je feedback. Woorden die bij een observatie horen zijn bv “ik hoor…” of “ik zie…”

2. Specifiek en helder

In het bovenstaande voorbeeld “dat was een mooie presentatie” weet ik als ontvanger nog niet wat de presentatie mooi maakte. Het zouden de slides kunnen zijn of mijn taalgebruik of mijn houding of mijn interactie met het publiek of iets heel anders. Als ik bovenstaande feedback krijg zal mijn hoofd de feedback interpreteren op basis van wat ik zelf positief of mooi vond aan de presentatie. Ik ga dus een aanname doen. Mogelijk is die juist, maar meestal niet. Door als feedback gever specifiek en helder te benoemen wat ik wel (of niet) deed wordt het concreet en helder. Door dit te doen en ook de observatie te benoemen weet de ontvanger precies waarover de observatie ging. In het voorbeeld van de presentatie zou het dan worden “ik hoorde je rustig en duidelijk praten, daardoor kon ik je presentatie goed volgen.” of “Ik zag dat je veel afbeeldingen in je presentatie gebruikte, dat maakte dat de slides me erg aanspraken.”

De vorige 2 tips gingen over de observatie. Wat er in het verleden gebeurd is. Nu gaan we kijken naar de toekomst. Wat wil je dat de ander in de toekomst (anders) gaat doen.

3. Wat wil je dat de ander doet

Het doel van feedback is de ander (nog) beter maken of het gedrag laten aanpassen. Daarom is het handig om in je feedback te vertellen wat de ander in de toekomst kan doen. Dit kan zijn dat de ontvanger iets moet blijven doen. Als ik het voorbeeld hierboven hiermee uitbreidt wordt dat bv “Ik zag dat je veel afbeeldingen in je presentatie gebruikte, dat maakte dat de slides me erg aanspraken. Blijft dat dus vooral doen.” Ook kan het een verandering in gedrag zijn. Dan krijg je bv “Ik zag dat je veel afbeeldingen in je presentatie gebruikte, dat maakte dat de slides me erg aanspraken. Voor de volgende keer is het nog sterker als je afbeeldingen een nog hogere resolutie hebben en ik ze dus scherper kan zien.”

4. Het resultaat

In feedback vergeten veel mensen het effect of het resultaat te benoemen. Juist dit resultaat of effect is de reden waarom iemand zijn gedrag eerder zal aanpassen. Het effect zorgt dat je dichter bij je ambitie of gewenste uitkomst gaat komen. Je zou kunnen zeggen dat dit de benzine in de motor is voor verandering. Dit is dus een essentieel onderdeel van de feedback. Vertel daarbij vooral wat die persoon wel gaat bereiken of lukken ipv wat niet meer gebeurd. Daarmee zorg je dat de focus op het succes ligt. Bovenstaande voorbeelden verder uitwerkend wordt het dan “Ik zag dat je veel afbeeldingen in je presentatie gebruikte, dat maakte dat de slides me erg aanspraken. Blijft dat dus vooral doen. Dan luister ik de volgende keer weer met aandacht naar je verhaal.” Of “Ik zag dat je veel afbeeldingen in je presentatie gebruikte, dat maakte dat de slides me erg aanspraken. Voor de volgende keer is het nog sterker als je afbeeldingen een nog hogere resolutie hebben en ik ze dus scherper kan zien. Daarmee zal je boodschap nog beter overkomen.”

5. Taalgebruik

Los van bovenstaande tips hebben de woorden die je gebruikt heel veel effect op hoe de feedback ontvangen wordt en wat er mee gedaan wordt. Als feedback gever hebben we snel het idee dat we te direct of bot zijn. Zeker als het een verbeterpunt is. Onbewust gaan we de boodschap dan verzachten met “vrijblijverder” taalgebruik. Voorbeelden hiervan zijn woorden als “proberen”, “zou je volgende keer kunnen”, “misschien”, “in principe” en “een beetje”. Er zijn er echter nog veel meer te bedenken. Het effect hiervan is dat de feedback veel minder krachtig en belangrijk bij de ander overkomt. Van waardevolle feedback wordt het een klein puntje wat misschien een beetje verschil zal maken ;-)).

Let dus op je taalgebruik en blijft krachtig en helder. Besef daarbij dat wat voor jou als een 8 op een schaal tot 10 overkomt als krachtig voor een ander snel als een 5 of 6 zal worden ontvangen. Dus als jij al door je taalgebruik op een 5 of 6 begint kun je beter maar geen feedback geven. Het gaat toch niet veel effect hebben.

6. To the point

Bij het geven van feedback denken we soms dat het niet helder is of we voelen ons ongemakkelijk om het te geven. In beide gevallen is het resultaat meestal wollige onduidelijke feedback. Gebruik dus bovenstaande tips en hou het kort en helder. Daag jezelf maar eens uit met zo min mogelijk woorden feedback te geven die aan bovenstaande voldoet.

Door bovenstaande 6 tips te gebruiken ga je nog beter en helderder feedback geven waarbij de ontvanger deze meestal goed zal ontvangen. Naast hiermee oefenen is het ook leuk om eens te checken hoe aan bovenstaande 6 punten in de feedback die je krijgt of die je anderen hoort geven voldaan en wat het effect is als er punten missen. Ook kan je feedback soms al voorbereiden. Schrijf je feedback gewoon vooraf op en zorg dat hij aan alle punten voldoet. Help anderen om je heen nog beter worden dan ze al zijn!