Flexibiliteit door het toepassen van verschillende gedragsstijlen

Iedere onderhandelaar weet dat er verschillende tactieken zijn die ingezet worden om druk op de gesprekspartner uit te oefenen. Het tijdig herkennen hiervan en adequaat kunnen reageren is dan van groot belang.  Hoe vaak zet je zelf een variatie aan gedragsstijlen in om je doelen te verwezenlijken? Na het lezen van deze blog heb je meer inzicht en hopelijk ook meer lef om te variëren in je onderhandelingsstijl! Ook al ligt dat wellicht even buiten je natuurlijke stijl. 

De case

Je hebt van een bevriende relatie een introductie gekregen bij de algemeen directeur van een interessante prospect. De ontvangst was hartelijk en de wederzijdse kennismaking verliep soepel. Geïnteresseerd ben je gaan vragen naar de ambitie van deze directeur en de punten waar zijn organisatie, met name op jouw vakgebied, tegenaan loopt. Je ziet kansen om hun huidige leverancier op een zijspoor te zetten want jouw organisatie heeft een aantal diensten die direct van toegevoegde waarde zullen blijken. Leo, de algemeen directeur, vraagt je dit uit te werken en in een 2^e gesprek toe te komen lichten. En vandaag is het zo ver! Je voelt de adrenaline, een strategische prospect kan klant worden!

Na een gedetailleerde toelichting heeft Leo nog enkele vragen. Goed voorbereid als je bent weet je die perfect te beantwoorden, ook nog eens in termen van toegevoegde waarde voor zijn bedrijf.

En dan zegt Leo: “Nou duidelijk, je zal dit nog wel even moeten bespreken met onze CFO, Miranda. Ik haal haar even voor je op.” Miranda komt binnen, stelt zich voor en zegt: “Weet dat beslissingen hierover door mij worden genomen. En daarvoor dienen eerst alle condities te kloppen. Neem me eens even mee door de details… Hoe is jullie prijs opgebouwd? Als ik het vergelijk met andere aanbieders zijn jullie een stuk duurder.”

Toch wat van je stuk gebracht begin je je prijs te verdedigen en hoe meer je vertelt over de opbouw van je prijs, des te meer begin je te rechtvaardigen waarom jullie op onderdelen iets duurder zijn dan anderen in de markt. Miranda voelt dat feilloos aan en oefent meer en meer druk uit op de voorwaarden. Voor je het weet heb je toezeggingen gedaan die je vooraf niet bedacht had. En aan het eind van het gesprek vat Miranda die condities samen en zegt het aanbod intern te zullen bespreken. Zonder een toezegging van hun zijde sta je met lege handen en een hoop twijfels weer buiten…

De tactiek

Zonder dat je het doorhad is er een tactiek tegen je gebruikt, in dit geval de tactiek van de stroman. Tactieken zijn bedoeld om de gesprekspartner even uit zijn evenwicht te brengen. Tijdens het inzetten van een tactiek kun je namelijk direct zien aan het gedrag van de ander of je in je opzet slaagt. Je voelt, ziet en hoort het ongemak of… je merkt dat de ander dit in alle rust opvangt en er een goed weerwoord op heeft. Het inzetten van tactieken loont dus direct want je hebt meer inzicht in de onderhandelingskwaliteiten van de gesprekspartner. In dit geval is de stroman Leo, degene de onderhandeling zal starten maar niet de beslissing zal nemen. Dat is in ons voorbeeld namelijk Miranda. Soms is de stroman een inhoudelijke expert met beperkte bevoegdheid die alle ins en outs wil doornemen en gaten in je voorstel zal proberen te schieten om zo de beslisser van extra munitie te voorzien.

Overigens: in iedere tactiek zit een kans maar ook altijd een risico. In het geval van het gebruiken van een stroman:

• Voordeel: er wordt informatie ingewonnen voor de “echte” onderhandelaar. Eerste obstakels kunnen worden weggenomen. De tweede onderhandelaar kan met een schone lei beginnen.
• Risico: de tegenpartij kan zich beledigd of gekleineerd voelen als zij/ hij erachter komt wat er aan de hand is.
• Advies voor de vragende partij/ inkoper: bereid je stroman voor welke informatie en consessies al verkregen moeten worden.
• Advies voor de leverende partij/ verkoper: zorg dat je de DMU (Decision Making Unit) en het beslissingsproces goed kent. Durf zelf een tactiek als tegenkracht te gebruiken.

Het onderliggende probleem

Waarom vinden we het dan toch vaak lastig om met dit soort situaties om te gaan? En wat belemmert ons in het inzetten van dit soort tactieken? Zoals ik in eerdere blogs heb vermeld, en keer op keer blijf herhalen, is de onderhandeling een spel. Zie het als het omgekeerde van de situatie voor een zanger of acteur. Een acteur leeft zich in de personage in om deze overtuigend neer te kunnen zetten op het toneel. De zangeres kruipt in het verhaal van haar lied om de emotie hoorbaar te maken. Het lied gaat leven en is meer dan alleen een melodie met tekst.

Als je echter bij de onderhandeling je gevoel laat leiden loop je risico’s. Je voelt je trots als we overeenstemming bereiken, je zelfvertrouwen stijgt, je voelt je gewaardeerd als gesprekspartner. Je voelt de kritiek op je voorstel als een bedreiging voor de deal. Je voelt je succesvol als inkoper/ verkoper. Maar je weet dat beiden tot overeenstemming willen komen omdat ze een zakelijk belang hebben. En je weet dat je geld bespaart als je de condities iets meer naar je hand zet. En je weet dat er dus per saldo druk op het gesprek wordt gezet. Wij, mensen, zijn “sociale dieren” en dat is in de onderhandeling niet altijd handig. Dat betekent niet dat we vanaf nu met gestrekt been de gesprekken in gaan om ons belang erdoor te krijgen. Je zal moeten balanceren tussen dat gevoel tot overeenstemming te willen komen (win-win attitude) en het rationele aspect dat beiden de overeenkomst wel zo gunstig mogelijk voor henzelf willen hebben (scherpe onderhandeling).

Roos van Leary

In onze programma’s gebruiken we de Roos van Leary om de gedragingen van beide gesprekspartners te leren doorzien en er effectief mee om te gaan.

Het zal je niet verbazen dat het gebruik van tactieken valt onder “dominantie”. Wat je vaak ziet is dat bij dominanter gedrag van de één, het effect op de ander een meer toegevend gedrag is. Uit angst dat de kritiek leidt tot een eind van de onderhandeling zijn velen van nature geneigd dan maar toegeeflijk te worden. Niet handig, want als je als onderhandelaar merkt dat je druk succes heeft ga je juist … meer druk zetten!

Het vergt veel oefening om te variëren in gedragsstijlen en het geeft je tegelijkertijd veel inzichten in je eigen patronen. Het verhoogt je effectiviteit in gesprekken en geeft absoluut een boost aan je zelfvertrouwen.

“As long as people are talking instead of fighting, nobody loses very much blood—unless he happens to bite his tongue.”
David Eddings, Crystal Gorge

Als je andere tips of specifieke vragen hebt over onderhandelingen mail me dan op r.vanwesting@businessimpact.nl