De 7 essenties van onderhandelen
Onderhandelen; we doen het allemaal.
Thuis met je partner en/of kinderen, op het werk met collega’s, medewerkers, leidinggevenden, klanten/ gasten, leveranciers, etcetera. Ongeacht je leeftijd, je functie of de sector waarin je werkzaam bent. We hebben er allemaal mee te maken. Ons gedrag blijkt vaak een doorslaggevende rol te spelen bij het wel of niet succesvol zijn als “onderhandelaar”. Welke elementen in het gedrag maken nu het verschil in het onderhandelen? Waarom is de één daarin effectiever dan een ander? Dat is waarover het hier gaat!
In dit artikel neem ik je graag mee langs enkele essentiële onderdelen van onderhandelingen die je kunnen helpen met meer zelfvertrouwen te koersen op de door jouw gewenste uitkomst van gesprekken.
We behandelen we een case uit de praktijk en gaan we samen kijken hoe je je hiertegen kan wapenen. Ook benoemen we de 7 essenties waardoor je een betere en succesvollere onderhandelaar wordt. Die 7 essenties gaan we dan in andere artikelen verder uitwerken.
De achtergrond van de case
De volgende case heeft een van de deelnemers aan onze training Onderhandelen echt meegemaakt.
We volgen in deze casus Ruben, een accountmanager. Vorig jaar heeft hij een overeenkomst gesloten met een grote organisatie. Het afgelopen jaar zijn er mooie omzetten uitgekomen en beide partijen zijn tevreden met hoe alles loopt.
Daarom wordt Ruben begin dit jaar uitgenodigd door de algemeen directeur om te kijken of ze ook de rest van de Europese vestigingen kunnen gaan leveren. Als dit lukt dan zal de omzet voor Ruben bij deze klant zes keer zo groot worden. De algemeen directeur heeft Ruben gevraagd om de laatste details met de financieel directeur af te stemmen. Ruben kent de financieel directeur wel van naam en gezicht, maar ze hebben verder nog nooit contact gehad.
De dagen voor de afspraak voelt Ruben wat spanning en opwinding. Dit is logisch en zien we vaker wanneer de belangen groot zijn en je weet dat het resultaat binnen handbereik ligt.
Het verkoopgesprek
De afspraak is op woensdag van negen tot tien uur. Ruben zit dus keurig om vijf voor negen bij de receptie. Hij is erg benieuwd naar de financieel directeur. Ook voor mogelijke toekomstige opdrachten zal het helpen dat hij haar leert kennen. Ook is hij nieuwsgierig welke vragen en/of opmerkingen zij nog zal hebben over het voorstel voordat hij de opdracht binnenhaalt.
De klok tikt … en tikt… Ruben zit nog steeds te wachten en het is inmiddels bijna half tien. Ruben begint zich wat ongerust te maken. “Wat is er aan de hand…?” “Wat zou ik moeten doen…?”
Eindelijk wordt hij dan om 09.35 opgehaald door een man die zich alleen voorstelt als Freek. Freek neemt hem mee naar een zaaltje waar een comité van 5 personen zit. Freek ziet meteen dat de financieel directeur er niet bij zit. Een beetje van zijn stuk gebracht schudt Ruben de handen, stel zich kort voor en zegt: “Dit had ik niet helemaal verwacht….”
Zij glimlachen vriendelijk en beginnen Ruben te bevragen: “Wat hebben jullie tot op heden met ons gedaan?”, “Voor welke andere partijen in Nederland werken jullie?”, “Hoe is jullie organisatiestructuur?”, “Wat is jouw rol in het bedrijf?”, “Hoe belangrijk vind je deze nieuwe opdracht bij ons?”. Ruben begint de vragen naar beste kunnen te beantwoorden. Hij heeft alleen eigenlijk nog geen idee wie hij van klantzijde nu tegenover zich heeft. Hij weet alleen hun namen en niet hun functies.
Na een tijdje neemt Dieter, één van de aanwezigen die nog niets gezegd had, het woord plotsklaps over. “Wil je ons eens meenemen in je voorstel? Laten we het maar pagina voor pagina doornemen.”
Enthousiast vertelt Ruben over alle details van het voorstel. Hij vertelt ook over de relatie met de algemeen directeur en over de succesvolle relatie afgelopen jaar. De meesten knikken en Ruben krijgt het gevoel dat hij de situatie weer wat beter onder controle krijgt en de mensen positief zijn over zijn voorstel.
Plots onderbreekt Britte, één van de twee dames in het gezelschap, hem. Ze zegt op scherpe toon: “We zijn helemaal niet onder de indruk van dit voorstel. Sterker, het valt zwaar tegen…! Je laat hier geen waardering zien voor het feit dat we een langdurige relatie aan willen gaan en hoeveel omzet we met jullie willen doen. Ga je huiswerk maar opnieuw doen! We willen een nieuwe afspraak aankomende vrijdag om je definitieve voorstel te bespreken. Hopelijk blijkt daaruit dat onze samenwerking jou ook echt wat waard is. Het moet financieel echt wel scherper want anders … tja…” Ruben is totaal overrompeld. En voordat hij nog veel meer kan uitbrengen staat iedereen op en is het gesprek afgelopen. Freek brengt hem terug naar de receptie.
Gedesillusioneerd zit Ruben na het gesprek in de auto. Al zijn positiviteit en opwinding zijn helemaal weg en hebben plaatsgemaakt voor deceptie. Hij moet de gang van zaken en het niet binnenhalen van de order met zijn manager bespreken en verzinnen hoe hij het voorstel zo kan aanpassen dat het toch goed komt. In het vervolggesprek vrijdag heeft hij al helemaal geen zin…..
Wat was het doel in deze case?
Herkenbaar? Of ben je het zo heftig nog niet tegengekomen? De situatie die hier geschetst is komt vaker voor dan je denkt. Op vele manieren wordt geprobeerd het maximale uit de onderhandelingen te halen. En daarbij wordt het uitoefenen van enige druk niet geschuwd. Doel is om de ander uit balans te brengen. Dat is hierboven met Ruben goed gelukt.
Denk voor jezelf eens na over onderhandelingen die je hebt gevoerd. Wat gebeurde daar waardoor jij (of de ander) uit balans werd gehaald? Hoe doe je dat bv bij je partner, kinderen of collega’s als je iets gedaan wil krijgen?
Hoe kun je je hiertegen nu wapenen? Of hoe kun je zelf juist extra druk zetten of de ander uit balans krijgen? En kan dat niet anders? Moet dat wel met zoveel wapengekletter? Dus hoe kunnen we onze positie, vanuit beide zijden geredeneerd, zo sterk mogelijk maken?
Hoe ga je hiermee om
Kijkend naar deze case had Ruben een aantal dingen anders kunnen aanpakken waardoor het verloop van de case ook anders zou zijn geweest. Dit zat in zijn voorbereiding en ook de manier waarop hij omging met de onverwachte gebeurtenissen.
Uit deze casus is veel te leren en die vragen kunnen we onszelf vervolgens stellen in gesprekken/ onderhandelingen met anderen? Enkele belangrijke vragen/lessen zijn:
- Hoe kun je je optimaal voorbereiden op het spelen van het onderhandelingsspel?
- Hoe bewaken we onze belangen en kunnen we het gesprek in die richting blijven leiden?
- Wat is het risico wanneer je je te veel identificeert met je belangen en de uitkomsten van het gesprek?
- Wie heeft welke invloed op de uiteindelijke beslissing?
- Hoe laten kleine signalen in de onderhandeling ons in elkaars kaarten kijken? Bijvoorbeeld de reactie “Dit had ik niet helemaal verwacht….”
- Hoe ga je om met uitgeoefende druk? Incasseren en je voor het karretje laten spannen? Of kan je ook tegendruk geven?
De 7 essenties
In de komende blogs gaan we met bovenstaande vragen aan de slag. We gaan een reis ondernemen naar de kern van succesvol gedrag in onderhandelingen. Wat doe ik wel en wat niet? Een interessante reis waarin we de volgende 7 essentiele aspecten zullen doorlopen:
- Met de juiste attitude aan tafel zitten.
- De optimale voorbereidingen treffen.
- De belangrijkste vaardigheden (I): Actief kunnen luisteren.
- De belangrijkste vaardigheden (II): Richting geven aan de dialoog.
- Handige hulpmiddelen gebruiken.
- Stijlflexibiliteit bezitten.
- Tactieken gebruiken.
Deze aspecten gaan je niet alleen helpen bij pittige cases zoals die hierboven, maar bij alle onderhandelingen die je elke dag weer voert. Met het toepassen word je een betere onderhandelaar. Als je je nog verder wil ontwikkelen nodig ik je graag uit deel te nemen aan onze Open Training Onderhandelen. Dat levert gegarandeerd verdere groei. Of zoals een van de deelnemers aan één van onze onderhandelingsprogramma’s het mooi samenvatte:
“Rob opened new aspects of negotiations which I never thought of previously or have come across in other trainings I have attended. The practical task/action set with a follow up training session was invaluable and in my case with great success in closing deals and overachieving in my quota!”
Imran Patel, Senior Enterprise Account Director Adobe London
Als je andere tips of specifieke vragen hebt over onderhandelingen mail me dan op r.vanwesting@businessimpact.nl